Aluksi lyhyt muistilista mitä tapahtumanjärjestäjä huolehtii valmiiksi:
(mielellään jopa ennen kuin saavumme tapahtumapaikalle pystyttämään)
1. Radan mittaukset!
2. Radalle sähköt! Lue kriteerit alempana tätä sivua.
Lisäksi sovittava ennen kisa-aamua:
3. Kilpailijoiden numerointi ja kilpailijatietojen keruu!
Jotta ajanottotiimi pääsisi heti asiaan, tarvitaan valmiit merkinnät kennoja varten. Radan kummallekin puolelle merkitään alla olevan piirroksen mukaiset etäisyydet esim. kirkkaan värisellä maalilla. Homma kannattaa aloittaa siitä, että mitataan lähtölinja kohtisuoraan rataan nähden. Toimitusta helpottaa jo hiippakuntaa vaihtanut herra Pythagoras. Hän keksi että suorakylkisen kolmion sivut ovat johdannaisia pituuksista 3, 4 ja 5. Eli jos radan reunasta mitataan poikittain lähtölinjaa pitkin esim. 6 metriä ja lähtölinjasta maalin päin 8 metriä, niin näiden pisteiden välinen etäisyys (hypotenuusa) on 10 metriä kun sivujen välinen kulma on 90 asetetta… eikö olekin ihmeellistä! Kun lähtölinja on saatu trimmattua suoraan, merkitään loput etäisyydet lähtöviivasta maaliin päin. Poikkeuksen tekee speed-kennojen merkintä, joka kannattaa mitata maaliviivalta (10 metriä) lähtöön päin. Merkkausoperaatio kannattaa tehdä jo kisaa edeltävänä päivänä.
Ratamerkintöjen lisäksi ajanottotiimi tarvitsee hyvälaatuisen sähköliittymän: joko vähintään 3×2,5 m2 kaapelilla lähtöalueelle tuotu verkkojännite tai vähintään 6kW aggregaatti. Epämääräinen kokoelma tallin nurkista kerättyjä jatkojohdonpätkiä ei tule kysymykseen, koska joku voi saada kiharat tahtomattaan ja toisaalta nykyään tiedämme, ettei tietokoneet eikä muutkaan elektroniset laitteet toimi savun poistuttua kotelon sisältä. Eli esim. konevuokraamosta hyvälaatuinen johto työmaakeskuksella varustettuna tai sitten se aggregaatti, tässä kohtaa ei todellakaan kannata säästää.
Kilpailijoiden ilmoittautumispiste ja katsastuspaikka kannattaa perustaa lähtöalueen läheisyyteen max. 150m päähän ajanottovaunusta, jotta proseduurissa käyttämämme langaton tiedonsiirto olisi mahdollisimman sujuvaa.
Kilpailijanumerot tulostetaan A5-kokoisille tarroille. Kilpailunumero generoituu kilpailijan tietokantaan kirjaamisen yhteydessä. Jos kilpailussa käyteään olemassa olevia numeroita, kilpailun järjestäjä toimittaa listan numeroista kilpailijatietoineen tiimille viimeistään kilpailua edeltävänä iltana. Katsastuksen yhteydessä katsastushenkilökunta kiinnittää numerotarrat auton takasivuikkunoihin.